La asamblea de accionistas, junta de socios y asamblea de copropietarios es el órgano supremo de una sociedad y desempeña un papel fundamental en la toma de decisiones cruciales para su sostenibilidad y otros asuntos relevantes.
Aunque no hay un número específico de reuniones ordinarias o extraordinarias requeridas, al menos una debe realizarse anualmente, donde los socios y accionistas pueden conocer, indagar, evaluar y decidir sobre información clave para el buen desempeño de la sociedad, como el informe de gestión, los estados financieros, los estatutos y otros aspectos críticos.
Consciente de la importancia de una adecuada preparación y desarrollo de estas reuniones, el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá ofrece a los empresarios del país un servicio de asesoría y acompañamiento presencial y/o virtual por parte de un mediador experto en facilitación de diálogos y resolución de conflictos.
Objetivo
Brindar apoyo a los empresarios del país en la preparación y desarrollo de las reuniones ordinarias y extraordinarias para asambleas de accionistas - juntas de socios - asamblea de copropietarios con el acompañamiento y facilitación de un mediador experto en resolución de conflictos.
El servicio está dirigido a: pequeñas, medianas, grandes empresas del país y entidades sin ánimo de lucro.
Tarifas
La tarifa del servicio incluye etapa previa y etapa de desarrollo.
| Tipo de empresa | Tarifa |
|---|
| Pequeña y Mediana Empresa - Asamblea de copropietarios | 1.5 SMMLV + IVA |
| Grandes empresas | 3 SMMLV+ IVA |
Condiciones de la tarifa:
- En caso de que el servicio sea solicitado por el representante legal se debe acreditar el pago del 100 % de la tarifa.
- En el caso que el servicio no sea solicitado por el representante legal de la sociedad, se debe realizar el pago inicial correspondiente al 20 % de la tarifa y una vez acreditado el mediador designado procederá a poner en conocimiento del representante legal la prestación del servicio y buscar su habilitación, obtenida dicha habilitación del representante legal, se solicitará el pago del 80 % restante para la prestación del servicio.
*Para este servicio no aplican devoluciones.
*Aplica el 20 % de descuento para el circulo de afiliados de la CCB.
En la etapa previa está previsto un encuentro (virtual o presencial) entre el mediador y el interesado, así como entre el mediador y demás socios diferentes al interesado para confirmar su interés en la presencia de este en la asamblea; en la etapa de desarrollo, se prevé máximo dos reuniones ordinarias y una reunión extraordinaria.
En caso de requerirse el acompañamiento del mediador en siguientes reuniones, ordinarias o extraordinarias, deberá acreditarse previamente el 10 % de la tarifa total pagada inicialmente por cada reunión adicional. *Dentro del ejercicio anual.
Si la empresa tiene su domicilio fuera de Bogotá, ésta deberá sufragar todos los gastos del mediador (traslados, alimentación, estadía, etc.). Los traslados aéreos y/o terrestres según el destino, deberán acordase previamente con el mediador y el Centro.
La tarifa incluye la opción de adelantar las reuniones en las instalaciones de la CCB.
*Sujeto a disponibilidad.
Trámite del servicio
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Presentación de la solicitud del servicio
El interesado debe enviar su solicitud al correo electrónico mediacioncac@ccb.org.co, especificando el nombre de la empresa, objeto social, representante legal, accionistas y/o socios, así como la fecha, modalidad, hora y lugar de la asamblea.
Junto con la solicitud, se deben presentar los siguientes documentos:
- Estatutos de la empresa
- Reformas
- Actas de las dos últimas asambleas ordinarias y/o extraordinarias
-Informe de gestión y cualquier otra documentación que haya sido remitida a los asambleístas
-Listado de personas a citar.
La documentación debe ser presentada con suficiente antelación a efectos de dar cumplimiento a las reuniones.
Una vez recibida la solicitud, el Centro envía al interesado el valor de la tarifa a pagar para la prestación de servicio. Tras la acreditación del pago, se asignará un mediador, quien se pondrá en contacto con el interesado para iniciar el servicio.
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El mediador revisará la solicitud y sus anexos para verificar que se encuentra completa la información señalada en la I. Presentación de la solicitud del servicio. En caso de no aportarse la documentación completa, el mediador se contactará con el interesado para sea aportada en el plazo de cinco días siguientes al requerimiento.
*De no aportarse en ese término, se entenderá por desistida la solicitud.
Surtido el paso anterior, el mediador se reunirá con el interesado para resolver dudas y planear un cronograma y agenda de las reuniones que se realizarán durante la etapa de desarrollo. El mediador firmará un documento de confidencialidad y guardará reserva de todo lo discutido durante la prestación del servicio (etapa previa y de desarrollo).
Una vez se surta la reunión con el interesado, el mediador se pondrá en contacto con los demás accionistas/socios/copropietarios con el fin de presentarse y confirmar la autorización de estos de intervenir en el marco de las reuniones.
De contar con la autorización de todos los accionistas/socios/copropietarios, el mediador se presentará a la asamblea ordinaria en la fecha y hora designados para tal fin. De ser la mediación solicitada de común acuerdo entre todos los accionistas/socios/copropietarios, no habrá necesidad de realizar la confirmación de la prestación del servicio.
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El rol del mediador incluirá, entre otras actividades acordadas con los accionistas/socios/copropietarios:
1. Revisar que la solicitud y anexos estén completos.
2. Resolver dudas del solicitante.
3. Planear junto con las partes el cronograma y agenda de las reuniones.
4. Verificar que la convocatoria se realice correctamente.
5. Orientar y acompañar en la moderación de la reunión para que se desarrolle de manera organizada y exitosa.
6. Mediar los conflictos que se presenten en el desarrollo de las reuniones.
7. Acompañar la redacción del acta para que sea clara y entendible para los asistentes. En caso de solicitarse, el mediador podrá redactar el acta de la reunión, la cual, en todo caso, deberá ser leída y aprobada por todos los asistentes antes de dar por terminado el encuentro. En ningún caso podrá hacerse cambios en el acta posteriormente a la reunión.
Exclusión de responsabilidad
El mediador no presta servicios de consultoría legal, su labor es de facilitación y acompañamiento para que las reuniones de asamblea y/o juntas de accionistas sean productivas.
Las decisiones que se acojan en dichas reuniones no son vinculantes para el mediador ni para el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. La gestión del mediador termina una vez hayan concluido por número de reuniones o suscripción del acta.