Los expertos opinan sobre la virtualización del arbitraje en tiempos de emergencia sanitaria.

La inesperada emergencia sanitaria generada por el COVID-19 ha hecho que la virtualidad permee los procesos comerciales, financieros, laborales e incluso, los de administración de la justicia.

Teniendo en cuenta esta coyuntura, el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá invitó a la Viceministra de Justicia y del Derecho, Juanita López Patrón y a Juan Pablo Cárdenas, presidente del Comité Colombiano de Arbitraje -CCA- para que nos den sus impresiones sobre el comportamiento de la justicia arbitral, el papel de los centros de arbitraje de las cámaras de comercio y las enseñanzas hasta el momento de esta maratónica “adaptación”.

 

Juanita López Patrón, Viceministra de Justicia y del Derecho, responde 3 preguntas sobre el comportamiento del arbitraje en tiempos del Covid-19 haciendo una especial reflexión sobre los antecedentes de la virtualización y el momento excepcional que se vive en la actualidad.   

1.Teniendo en cuenta la normatividad que regula al arbitraje en el país, ¿considera usted que el mecanismo está en capacidad de administrar justicia y funcionar correctamente desde la virtualidad?

R/ Para responder a la pregunta de forma integral abordaré la virtualidad del arbitraje desde una perspectiva anterior, actual y futura respecto de este momento excepcional en el que nos encontramos.

Así pues, con respecto a la situación anterior, es importante destacar que muchos de los centros ya contaban con habilitación desde sus propios reglamentos para llevar los arbitrajes de forma virtual, en las condiciones que lo exige el artículo 2.2.4.2.2.6. del Decreto 1069 de 2015 y previa autorización del Ministerio de Justicia. El cual dispone lo siguiente:

En el Reglamento Interno de los Centros de Arbitraje se podrá incluir también las reglas de procedimiento para el Arbitraje Virtual. En este caso, el Reglamento deberá contener:   

a) Los mecanismos que se emplearán para la firma del director del Centro, de los árbitros, de los Amigables Componedores y de las partes, que garanticen confiabilidad e idoneidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999;  

b) El nombre de dominio del sitio de Internet al que accederán partes, árbitros y amigables componedores para el desarrollo de los procedimientos arbitrales y de Amigable Composición, y que será la sede electrónica del Centro;   

c) La implementación de herramientas que permitan el acuse de recibo de los actos de notificación, en los términos del artículo 20 de la Ley 527 de 1999;  

d) La inclusión de una alternativa que le permita a los usuarios la posibilidad de una etapa automatizada de arreglo directo, a través de desarrollos tecnológicos”.  

Por otro lado, el artículo 2.2.4.2.4.1 del mismo decreto determinó que  los Centros de Arbitraje y cualquier interviniente en un arbitraje podrán utilizar medios electrónicos en todas las actuaciones, sin que para ello se requiera de autorización previa y, en particular, para llevar a cabo todas las comunicaciones, tanto del Tribunal con las partes como con terceros, para la notificación de las providencias, la presentación de memoriales y la realización de audiencias, así como para la guarda de la versión de las mismas y su posterior consulta. 

En el mismo sentido los artículos 2.2.4.2.4.2 y siguientes del Decreto 1069 de 2015 establecen la forma en que debe surtirse la notificación por medios electrónicos, las listas de árbitros para arbitraje virtual, la modalidad en que se realiza la remisión de documentos y comunicaciones, y la forma en que se desarrollarán las audiencias. 

Asimismo, en virtud del artículo 23 de la Ley 1563 de 2012, en el proceso arbitral podrán utilizarse medios electrónicos en todas las actuaciones y, en particular, para llevar a cabo todas las comunicaciones, tanto del tribunal con las partes como con terceros, para la notificación de las providencias, la presentación de memoriales y la realización de audiencias, así como para la guarda de la versión de estas y su posterior consulta.  

La notificación transmitida por medios electrónicos se considerará recibida el día en que se envió, salvo que se trate de la notificación del auto admisorio de la demanda, caso en el cual se considerará hecha el día que se reciba en la dirección electrónica del destinatario.  

Los árbitros, las partes y los demás intervinientes podrán participar en las audiencias a través de videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio técnico, bajo la dirección del tribunal arbitral.  

La formación y guarda del expediente podrá llevarse íntegramente a través de medios electrónicos o magnéticos. 

Los centros de arbitraje prestarán la debida colaboración a los árbitros y a las partes, y con tal fin pondrán a disposición de sus usuarios recursos tecnológicos idóneos, confiables y seguros. 

Finalmente, es importante resaltar que estas disposiciones deben leerse de manera complementaria con la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y de las firmas digitales entre otros.

Es así como la normativa vigente que regula la figura del arbitraje virtual encuentra un asidero fuerte incluso anterior a la emergencia sanitaria declarada con ocasión del COVID-19.

Con respecto a la situación actual del arbitraje virtual, es importante enunciar que al tenor del art. 10 del Decreto 491 de 2020 “en el arbitraje, el término previsto en el artículo 10 de la Ley 1563 de 2012 será de ocho (8) meses; y el término para solicitar la suspensión del proceso previsto en el artículo 11 de la Ley 1563 de 2012 no podrá exceder de ciento cincuenta (150) días. Los tribunales arbitrales no podrán suspender las actuaciones ni los procesos, a menos que exista imposibilidad técnica de adelantarlos por los medios electrónicos o virtuales señalados y una de las partes lo proponga”. 

Se insta entonces a todos los tribunales arbitrales a continuar con el desarrollo normal de sus procesos, salvo que se esté en los supuestos de imposibilidad técnica y que una de las partes así lo explicite; caso en el cual se podrá suspender el proceso arbitral.   

Finalmente, con respecto a la prospectiva del mecanismo es importante que los centros y los tribunales trabajen de forma mancomunada para avanzar en la prestación virtual del arbitraje. Las experiencias y protocolos internacionales pueden ser un buen referente para avanzar en este sentido. Así pues, por ejemplo, podría considerarse en un futuro:

a) El recurso al documents-only arbitration; o procedimiento arbitral de solo documentos. Este surge, con mayor frecuencia, como resultado del acuerdo de arbitraje de las partes y / o la incorporación de reglas específicas previendo tal procedimiento. Este tipo de arbitraje, según el Chartered Institute of Arbitrators incluye reglas de arbitraje diseñadas para sectores particulares, como disputas de nombre de dominio y / o derechos de propiedad intelectual, reclamos menores, disputas de consumidores, entre otros. Además, puede ser igualmente útil en arbitrajes complejos que requieren la resolución de múltiples problemas, donde los problemas de menor envergadura pueden tratarse sin inconveniente a través de documentos.

b) La adopción por parte de los centros de los check list para audiencias virtuales diseñado por la Cámara de Comercio Internacional (CCI) (plan previo a la audiencia, alcance y logística; problemas técnicos, especificaciones, requisitos y personal de soporte).

2. ¿Cuál ha sido el papel de los centros de arbitraje y conciliación en esta coyuntura y qué expectativas tiene el Ministerio de Justicia y del Derecho de estos? 

R/ El papel de los centros ha sido el de asumir un compromiso claro e innovador en la prestación virtual del servicio. 

Desde la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos se formuló y envió una encuesta dirigida a todos los centros a nivel nacional con el objetivo de recolectar información sobre la prestación del servicio desde la expedición del Decreto 491 de 2020. 

Gracias a este instrumento se encontró que a la fecha (la encuesta aún está en proceso de respuesta) la mayoría (66,6%) de los centros que han diligenciado la encuesta está prestando el servicio de manera virtual[1]. Sin embargo, se evidenció también que la atención de solicitudes en materia de conciliación y arbitraje disminuyó en la mayoría de los casos en un porcentaje superior al 50%.

Lo anterior implica que es necesario avanzar en el diseño e implementación de estrategias pedagógicas que favorezcan el conocimiento de los MASC, así como una transición amable hacia la virtualidad de estos. De igual forma, es preciso aunar esfuerzos para favorecer la conectividad de los ciudadanos, especialmente la de aquellos de sectores con mayor.

3.¿Qué enseñanzas respecto a la administración de justicia y al papel del arbitraje en este escenario, está dejando la crisis generada por el COVID-19?

R/Sin duda estamos frente a un desafío excepcional, dado que nuestro sistema de justicia se mueve tradicionalmente dentro de estándares y protocolos que demandan la presencia física de quienes acuden a la administración de justicia.

No obstante, los MASC y en particular el arbitraje  han demostrado ser, también las actuales circunstancias, una valiosa opción para la resolución de controversias gracias a su adaptabilidad a los medios y canales virtuales.

Sigue siendo un reto garantizar la conectividad de todos los colombianos a internet y propiciar un cambio cultural y una adaptación institucional en los procesos de acceso a la justicia.

Con todo, el arbitraje, junto a los demás mecanismos, ha sido una muestra de que el esfuerzo que se está haciendo mancomunadamente con los centros, árbitros y demás intervinientes en los procesos, para promover un efectivo acceso a la justicia, facilita el cambio cultural y la innovación institucional.

Para mi estas circunstancias han dado lugar a una gran lección para quienes trabajamos por el acceso a la justicia. Es indispensable que en la ecuación se incluya las vías virtuales como presupuesto para facilitarlo y el arbitraje ha sido un referente para demostrar que es posible y que es no estamos a años de distancia para consolidarlo.

 

Juan Pablo Cárdenas, Presidente del Comité Colombiano de Arbitraje y árbitro del CAC, hace una reflexión sobre la transición del procedimiento físico al virtual en la práctica arbitral y la manera en la que los árbitros de distintas generaciones han asumido de primera mano este reto.  Para ver o descargar el video haga clic aquí

[1] De los 174 que han diligenciado la encuesta, 116 informan que se encuentran prestando servicios en la modalidad virtual.